IMPLEMENTASI SISTEM ABSENSI PEGAWAI MENGGUNAKAN QR CODE PADA SMARTPHONE BERBASIS ANDROID

1. Latar Belakang

Pada tahun 2006, Badan Pusat Statistik (BPS) melakukan survey terhadap jumlah perusahaan di Indonesia dengan hasil jumlah perusahaan di luar sektor pertanian tercatat sebanyak 22,7 juta. Setiap perusahaan ini tentu saja memiliki pegawai yang harus dicatat kehadirannya setiap hari (absensi). Absensi adalah salah satu faktor penting dalam perusahaan karena dapat membantu perusahaan menentukan gaji masing-masing pegawai, kinerja masing-masing pegawai, dan bonus masing-masing pegawai. Sistem absensi yang digunakan perusahaan-perusahaan di Indonesia bermacam-macam seperti sistem sidik jari, RFID, atau bahkan manual. Namun, di era modern seperti sekarang ini tidak menutup kemungkinan bahwa telepon selular dapat dimanfaatkan untuk sistem absensi di perusahaan.

Menurut International Data Corporation (IDC) Indonesia, shipment smartphone tahun ini naik 84% dibandingkan tahun sebelumnya. Menurut David Tirtajaya, Direktur Retail PT Telesindo Shop, pada tahun ini smartphone berbasis Android mencatat penjualan terbesar.Mengenai minat para pengembang aplikasi mobile, menurut polling yang dilakukan oleh TeknoJurnal, sistem operasi yang paling diminati untuk mengembangkan aplikasi jatuh pada sistem operasi Android dengan hasil perolehan 58,06%.

Sebuah ponsel yang memiliki sistem operasi di dalamnya dan dapat mengakses internet adalah ciri utama dari smartphone. Fitur dari smartphone yang menarik adalah kemampuannya untuk mengambil, menyimpan, serta menampilkan gambar dengan format JPEG. Kemampuan smartphone ini dapat dimanfaatkan untuk membangun sebuah aplikasi pengolahan gambar JPEG untuk suatu keperluan, misalkan sistem absensi pegawai.

Kode QR atau lebih dikenal sebagai QR Code, merupakan singkatan dari Quick Response Code. QR Code merupakan suatu evolusi kode batang dari satu dimensi menjadi dua dimensi. Ide yang muncul adalah untuk memanfaatkan QR Code dan smartphone Android untuk menjadi sistem absensi. Dengan memanfaatkan kemampuan penyimpanan QR Code, data pegawai dapat disimpan dalam bentuk gambar yang kemudian disimpan di dalam ponsel pegawai. Selanjutnya gambar dapat digunakan untuk identifikasi pegawai pada sistem absensi.

2.1 Sistem Absensi

Absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktivitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.Sistem absensi terbagi menjadi dua kelompok, yaitu sistem absensi secara manual dan sistem absensi secara otomatis. Sistem absensi secara otomatis memiliki keunggulan sebagai berikut.

1. Lebih akurat dan lebih cepat dalam waktu pencatatan, proses, dan men-generate laporan.

2. Mengurangi faktor kesalahan manusia.

3. Mengurangi biaya sumber daya manusia.

4. Akses yang lebih baik terhadap data aktivitas pegawai.

5. Laporan yang flexible dapat di-generate cepat dan mudah.

6. Data dapat digunakan untuk perangkat lunak lainnya.

7. Dapat diperluas fitur-fiturnya seperti pelacakan pegawai secara online, mengatur distribusi pegawai, dll.

2.2 QR Code

QR Code adalah sebuah kode batang dua dimensi yang ditemukan oleh sebuah perusahaan Jepang bernama Denso Wave pada tahun 1994. QR Code ini adalah pengembangan dari kode batang sebelumnya. Pada model barcode lama, data disimpan secara horizontal saja sedangkan pada QR Code, data disimpan baik secara vertikal maupun horizontal.QR Code memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan jenis-jenis barcode lainnya. Keunggulan yang dimiliki oleh QR Code adalah sebagai berikut.

1. Kapasitas besar.

2. Mudah dibaca.

3. Kemampuan menyimpan huruf Kanji.

4. Dapat dibaca dari berbagai macam arah.

5. Ukuran kecil.

6. Tahan terhadap kotor dan rusak.

7. Dapat dibagi-bagi.

QR Code adalah sebuah simbol matriks yang berbentuk struktur sel yang diatur dalam bentuk kotak. Struktur QR Code dapat dilihat pada Gambar 1. Berikut adalah penjelasan struktur QR Code.

1. Finder Pattern: tiga buah struktur identik yang terletak di setiap pojok QR Code kecuali pojok kanan bawah berupa matriks 3x3 dari modul hitam yang dikelilingi modul putih kemudian modul hitam lagi untuk mendeteksi posisi QR Code.
2. Alignment Pattern: Pola untuk mengoreksi distorsi dari QR Code.
3. Timing Pattern: sebuah pola untuk mengindentifikasi koordinat sentral dari setiap sel pada QR Code dengan pola hitam dan putih yang disusun secara bergantian.
4. Quiet Zone: Spasi yang diperlukan untuk membaca QR Code. Quiet zone ini memudahkan simbol terdeteksi dari sebuah gambar menggunakan sensor CCD.
5. Data Area: Data dari QR Code akan disimpan atau di-encode di dalam data area. Sel hitam pada QR Code merepresentasikan angka biner “1” dan sel putih merepresentasikan angka biner “0”.

2.3 Android

Android adalah sebuah tumpukkan software untuk perangkat mobile yang termasuk di dalamnya sistem operasi, middleware, dan aplikasi-aplikasi kunci. Sejak kemunculan perdananya, Android menarik perhatian banyak perusahaan, pengembangan, dan masyarakat lainnya. Android menyediakan platform terbuka bagi para pengembangnya untuk menciptakan aplikasi mereka sendiri untuk digunakan oleh berbagai macam piranti bergerak. Adapun bahasa pemograman yang diperlukan untuk membangun aplikasi pada platform Android adalah bahasa pemograman Java.[9] Beberapa bagian penting dalam mengembangkan aplikasi Android adalah sebagai berikut.

1. Android Software Development Kit (SDK)

2. Android Emulator

2.4 Library ZXing

ZXing adalah sebuah open-source, dan library Java yang dapat memproses berbagai format gambar barcode 1D/2D. Fokus dari library ini adalah untuk menggunakan kamera dari telepon selular untuk melakukan scan dan decode barcode, tanpa harus berkomukasi dengan server. Biarpun begitu, ZXing juga dapat digunakan untuk meng-encode dan decode barcode untuk dekstop dan server juga.

3. Implementasi

Sistem absensi yang dibangun memanfaatkan QR Code sebagai alat identifikasi pegawai. Dalam QR Code ini tersimpan data pegawai berupa nip, nama, divisi, dan jabatan pegawai. Setelah QR Code dibuat dalam bentuk gambar, QR Code akan disimpan dalam ponsel pegawai. QR Code dalam ponsel pegawai cukup ditunjukkan pada saat pegawai hendak melakukan absensi. Sistem absensi akan membaca data pada QR Code yang ditunjukkan pegawai dan kemudian mencatat waktu pembacaan sebagai waktu absensi pegawai tersebut.

Sistem absensi yang telah dibangun terdiri dari beberapa aplikasi utama, yaitu aplikasi administrator, aplikasi generator, dan aplikasi reader. Setiap aplikasi memiliki fungsinya masing-masing. Aplikasi administrator adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola data pegawai dan data kehadiran pegawai. Pengelolaan yang dilakukan meliputi melihat, penambahan, pengeditan, dan penghapusan data pegawai, melihat data kehadiran dan kepulangan pegawai, serta membuat laporan harian kehadiran pegawai dalam bentuk format *.csv. Aplikasi generator adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat QR Code. Sedangkan aplikasi reader adalah aplikasi yang digunakan untuk membaca QR Code kemudian mencatat waktu pembacaan untuk dimasukkan ke dalam data kehadiran pegawai.

Pada implementasinya, untuk mengolah gambar QR Code digunakan sebuah library open source bernama ZXing. Sistem absensi dibangun diimplementasikan pada smartphone Android dengan bahasa pemograman Java. Dalam sistem absensi yang dibangun, terdapat basis data yang digunakan untuk menyimpan data pegawai dan data kehadiran pegawai. Dalam basis data, data kehadiran pegawai terbagi menjadi 2 tabel, yaitu data kedatangan pegawai, dan data kepulangan pegawai.

4. Analisis

Perlu diperhatikan bahwa perangkat lunak yang dibangun tidak mempengaruhi kinerja dari sistem pada smartphone yang digunakan untuk memasang perangkat lunak. Perangkat lunak yang dibangun tidak akan membebani RAM dari smartphone. Namun perangkat lunak membutuhkan memori eksternal yang cukup besar. Memori eksternal akan dimanfaatkan oleh perangkat lunak untuk menyimpan laporan harian pegawai pada aplikasi administrator, menyimpan gambar QR Code yang telah dibuat pada aplikasi generator, dan menyimpan hasil tangkapan kamera pada aplikasi reader.

Selain memori eksternal, perangkat lunak yang dibangun membutuhkan kamera untuk melakukan pembacaan QR Code. Karena itu pada smartphone yang digunakan untuk memasang perangkat lunak harus terdapat kamera. Kamera yang digunakan untuk melakukan pembacaan sebaiknya memiliki resolusi minimal 3,2 megapiksel karena kualitas gambar akan mempengaruhi kinerja pembacaan yang dilakukan oleh aplikasi reader.

5. Kesimpulan

Berdasarkan implementasi, pengujian, dan analisis yang telah dilakukan, ada beberapa kesimpulan yang dapat diambil. Kesimpulan-kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut.

1. QR Code dapat dimanfaatkan sebagai alat identifikasi dalam sebuah sistem absensi karena QR Code dapat menyimpan informasi yang cukup untuk data pegawai.
2. Smartphone Android dapat dimanfaatkan untuk membaca dan membuat QR Code dengan menggunakan sistem absensi yang telah dibangun dan sistem absensi yang dibangun tidak membebani kinerja dari smartphone tersebut.
3. QR Code memiliki berbagai keunggulan yang cocok untuk menyimpan data pegawai dan menjadi sebuah alat identifikasi pada sebuah sistem absensi seperti tahan terhadap rusak dan kotor, dan dapat dibaca dari berbagai arah.
4. Sistem absensi yang telah dibangun terbukti cukup handal dalam melakukan pembacaan QR Code baik itu QR Code yang rusak, kotor, ataupun terbalik posisinya.

REFERENSI

[1] , Tresnani, D. L. 2012. Implementasi Sistem Absensi Pegawai Menggunakan QR Code pada Smartphone Berbasis Android. Laporan Tugas Akhir. Institut Teknologi Bandung.