Komunikasikan segera

Informasikan pada karyawan segala sesuatu yang penting bagi mereka, dan jangan tuda lebih lama. Beritahulah mereka sekarang juga. Kesegeraan merupakan hal penting dalam berkomunikasi dengan anggota tim bila ada kabar penting. Karyawan termotivasi ketika mereka menjadi orang pertama yang mengetahui dan melayani kehilangan motivasi ketika ia menjadi orang terakhir yang diberi informasi. Ada beberapa hal kecil yang harus Anda pastikan bahwa Anda berkomunikasi secara efektif dengan karyawan tentang apa yang sedang terjadidi dalam perusahaan:

• Berikan informasi pada tim segera setelah Anda mengetahui sesuatu yang penting. Jadikan ini sebagai prioritas utama Anda.
• Beritahu mereka tentang fakta tanpa bumbu apa pun.
• Gunakan komunikasi tatap muka jika mungkin.
• Jika Anda memiliki opini tentang fakta-fakta, pastikan karyawan Anda mengetahui bahwa ini adalah opini Anda.
• Gunakan komunikasi kelompok jika mungkin (menghindari pengulangan beberapa orang).
• Hindari e-mail dan pesan tertulis singkat tapi gunakan sebagai cara terakhir karena cara ini adalah cara yang malas dalam berkomunikasi, sebaiknya berbicara lewat telepon.
• Informasikan karyawan hanya hal-hal memang dipandang penting bagi mereka yang berkaitan erat dengan pekerjaan mereka.
• Ketika berkomunikasi dengan anggota tim, pastikan Anda dapat menyimpannya. Percayakan pada mereka informasi yang bersifat rahasia.
• Jika informasi tersebut bersifat rahasia ( sangat sensitif secara komersial), jangan sampaikan lewat tulisan tetapi lakukan dengan lisan.

Tinggalkan hal lain, dan prioritaskan untuk menyampaikan hal-hal yang membuat tim Anda tidak ketinggalan informasi. Atasan yang baik menjamin adanya banyak kesempatan untuk berkomunikasi. Karena itu, jika mereka tahu akan menyediakan waktu setelah rapat itu memberi tim informasi (briefing). Karyawan pada dasarnya memiliki rasa ingin tahu dan rasa curiga tentang apa yang terjadi didalam sebuah organisasi, khususnya jika perubahan yang sedang terjadi dapat mempengaruhi mereka. Mereka akan membuat spekulasi, gosip dan menyebarkan rumor yang tidak sedap. Semua ini, kalaupun tidak menjadi usaha pembangkangan, hanya akan membuang waktu. Lagi pula, ketika orang saling mendiskusikan hal-hal yang belum tentu kebenarannya, hal itu akan melemahkan kekuatan perusahaan. Hanya ada satu cara untuk mengatasi hal ini dengan menempatkan prioritas atas tinggi pada cara mengkomunikasikan fakta sesegera mungkin kepada sebanyak mungkin orang.

Hal yang terburuk yang dapat terjadi adalah seorang karyawan mengetahui suatu perubahan yang akan berdampak pada dirinya, yang ia peroleh dari orang lain, tanpa mendengar informasi itu dari atasannya. Ini tentu saja dapat membuat orang menjadi kehilangan motivasi. Tidak efektifnya komunikasi akan mengecilkan hati karyawan, seakan mereka menerima pesan dari organisasi: “Kami mempunyai hal yang lebih penting untuk dilakukan ketimbang mengkomunikasikan perubahan penting tersebut kepada Anda.”

Beritahu anggota tim sebelum mengkomunikasikan kabar apa pun pada media dan pihak-pihak lain. Diperlukan kepekaan yang tinggi untuk memahami tim. Pemimpin tim yang baik tahu kabar apa yang harus diinformasikan kepada anggota timnya dan kabar mana yang tidak perlu bagi mereka. Apapun perubahannya, apa pun keputusannya, tidak seberapa besar atau kecil manfaatnya maka karyawan perlu segera diinformasikan yang lebih tepatnya lewat tatap muka.

Succes:                “Satu hal uang penting sekali bagi manajer adalah berkomunikasi.”